Когато учредявам фирма, имам нужда от надеждно счетоводно обслужване. Преди да избера счетоводител или счетоводна кантора, проверявам кой ще води текущото счетоводство, кой ще съставя финансовите отчети и какви точно услуги включва договорената цена.
Мога да назнача счетоводител по трудов договор, да възложа услугата на самостоятелно работещ специалист или да сключа договор със счетоводно предприятие. Изборът зависи от организацията на работа, обема документи и необходимостта от постоянно присъствие. Ако отношенията по същество са предоставяне на работна сила при определено работно време, подчиненост и трудова организация, наименованието „граждански договор“ не изключва прилагането на трудовото законодателство.
При счетоводна кантора проверявам регистрацията и представителството ѝ, опита с моята дейност и лицето, което ще подписва отчетите като съставител. Съставянето на финансов отчет и независимият финансов одит са различни услуги. Когато законът изисква одит, той се извършва от регистриран одитор при спазване на изискванията за независимост.
Изискванията на чл. 18 от Закона за счетоводството се отнасят до физическите лица, които съставят финансовите отчети, както и до управляващите или представляващите счетоводните предприятия, които ги подписват. Те не означават, че всеки служител, обработващ фактури под ръководство, задължително трябва да има същия стаж.
Съставителят трябва да има:
За първите две групи законът признава стаж в счетоводството, външния или вътрешния одит, финансовата инспекция, данъчните ревизии или като преподавател по счетоводство и контрол. Лицето не трябва да е осъждано за престъпления от общ характер по глава пета и глава шеста, раздел I от Особената част на Наказателния кодекс — включително посочените там престъпления против собствеността и общи стопански престъпления.
Има ограничени изключения: например собственик или съдружник може да състави отчета на микропредприятие, което не е извършвало дейност през периода, както и на едноличен търговец, който законосъобразно прилага едностранно счетоводно записване. Самото обстоятелство, че дружеството е малко или има един собственик, не е достатъчно за изключение.
Добре е писмено да определя обхвата на услугата, цената в евро, дали към нея се добавя ДДС и кои действия се заплащат отделно. Особено значение имат следните уговорки:
Упълномощаването за подаване на документи пред НАП или друг орган трябва да съответства на възложените действия. Предаване на документи на счетоводителя не доказва само по себе си, че декларацията е подадена. Уговарям да получавам входящ номер, потвърждение за приемане и информация за евентуален отказ.
Възлагането на счетоводството не освобождава ръководителя на предприятието от законовите му задължения. Той отговаря за организацията на отчетността, съставянето, съдържанието и публикуването на отчетите, необходимия одит и съхранението на информацията. Данъкът, осигурителната вноска или задължението за публикуване не се прехвърлят върху кантората само с договор.
Отговорността към държавата и отговорността на счетоводителя към клиента са отделни. При неизпълнение на договор със счетоводна кантора или самостоятелен специалист може да се търси обезщетение за доказаните вреди при законовите предпоставки, както и уговорена неустойка. Не всяка наложена на предприятието санкция се възстановява автоматично от счетоводителя — преценяват се договорът, причината за нарушението, вината и причинната връзка.
При счетоводител по трудов договор могат да възникнат дисциплинарна и имуществена отговорност по Кодекса на труда. При небрежност имуществената отговорност обичайно е ограничена по специалните трудови правила; за умишлено причинени вреди и другите законови случаи важи различен режим. Не мога свободно да заменя тези правила с неограничена договорна отговорност.
Законът за счетоводството предвижда и собствени санкции за съставяне на отчет без необходимите изисквания. Наказателна отговорност може да възникне при извършено престъпление, а не при всяка счетоводна грешка. Например чл. 255 НК изисква избягване на установяване или плащане на данъчни задължения в големи размери чрез някой от посочените в него способи. Обикновен технически пропуск не е достатъчен сам по себе си за този състав.
Счетоводителят обработва първичните документи — например фактури и платежни документи — и съставя вторични документи, обобщаващи информацията за стопанските операции. Счетоводните регистри подреждат тази информация хронологично и систематично. Между документите и записванията трябва да има проследима връзка.
Предприятието предоставя своевременно вярна и пълна информация за действително извършените операции. Ако купувам продукти за ресторанта си, покупката трябва да бъде документално обоснована; счетоводителят не може да замени липсващата операция или липсващото доказателство с измислен документ. При неяснота или противоречие той следва да поиска уточнение и необходимите документи.
Възложената работа може да включва периодично приключване на регистрите, изчисляване на данъци и осигуровки, справки за управлението и годишни финансови отчети. Ръководителят определя периодичността на вътрешните отчети, а законът — задължителните външни отчети и срокове. Месечно счетоводно обслужване не означава непременно, че цената включва годишното приключване или обявяването в Търговския регистър.
Инвентаризацията проверява действителното състояние на активите и пасивите и съпоставянето му със счетоводните данни. Ръководителят определя реда и организацията ѝ; счетоводителят може да участва и да отрази резултатите. Законът предвижда ежегодна инвентаризация с изключения за определени предприятия, както и извършването ѝ по решение на ръководителя или по искане на компетентен орган. Тя не се свежда до формално подписване на списък от кантората.
По Закона за счетоводството ведомостите за заплати се пазят 50 години, счетоводните регистри и финансовите отчети, включително документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции — 10 години, а останалите носители на счетоводна информация — три години. Сроковете се броят от 1 януари на следващия отчетен период. За определени документи данъчни и други специални правила могат да изискват по-дълго съхранение.
Счетоводното обслужване обикновено включва достъп до данни за служители, възнаграждения, клиенти и доставчици. Когато кантората обработва лични данни от името на предприятието, отношенията трябва да са уредени съгласно чл. 28 от Общия регламент за защита на данните: конкретни инструкции, поверителност, сигурност, подизпълнители, съдействие при инцидент и връщане или изтриване при законовите условия. За собствените ѝ законови задължения ролята може да е различна.
Професионално предоставящите счетоводни услуги са и задължени лица по Закона за мерките срещу изпирането на пари. Затова кантората може законосъобразно да изисква документи за идентификация на клиента и действителния собственик и информация за отношенията и операциите. Договорната поверителност не отменя тези законови задължения.
При прекратяване на отношенията счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя, в присъствието на комисия и по ред, определен от него. Съставям подробен приемо-предавателен протокол с опис на хартиените документи, електронните регистри, подадените декларации, отчетите, неприключените задачи и предстоящите срокове.
Уточнявам достъпа до счетоводните данни в използваем формат и прекратяването на ненужните пълномощия. Смяната на кантората не спира законовите срокове, затова предварително определям кой ще изпълни задълженията за последния обслужван период.
Автор: Юрия Марковска
Автор и дата на последна актуализация на текста спрямо законодателството:
Праватами
.бг
4.10.2026
